Осень: жители засыпают, убаюканные чудесными снами о грядущем веселом новогоднем корпоративе. Просыпаются грустные сотрудники pr- и hr-отделов, которые уже опоздали. Эксперты рассказали сайту "РИА Недвижимость", почему новогодний корпоратив лучше планировать еще в январе, ну и самое позднее – летом, а еще поделились способами сэкономить на организации праздника без потери его качества и все-таки успеть отгулять новый год, даже если вы только что "очнулись".
Летняя подготовка саней
Новогодний корпортатив, как и сани из известной пословицы, лучше готовить летом, иначе можно получить прекрасную возможность потратить гигантские суммы, но все равно получить меньше, чем хотелось бы, рассказали эксперты.
Начинать планирование в августе уже считается нормальным, объясняет куратор Italian week, event-специалист и администратор сообщества PR_Russia Екатерина Антошкина. Для крупных мероприятий имеет смысл сразу в январе бронировать на следующий год.
Однако далеко не все компании используют этот лайфхак. "Нередко крупные и ответственные клиенты к нам начинают обращаться еще в начале лета. Но что касается новогодних корпоративов, редко кто занимается ими заранее. Шквал звонков приходится на сентябрь-октябрь", – делится наблюдениями генеральный директор управляющей компании Avica Мария Котова. Лучше всего, конечно, выбирать помещения в августе, сентябре, когда есть много вариантов свободных дат и подходящих помещений, рекомендует она.
А вот надеяться на то, что в последний момент что-то подходящее подвернется, точно не стоит, добавляет Антошкина. Буквально за неделю остается только то, что или дико дорого, или ужасно оформлено, а-ля районная столовая, или находится у черта на куличиках. За неделю будет высокий прайс даже там, где в обычной жизни он вполне доступен, предупреждает она.
Многоликая экономия
Впрочем, эксперты все-таки рассказали о существующих лайфхаках, которые позволяют уменьшить затраты на праздник.
Ранняя бронь
Как бы банально это ни звучало, раннее бронирование позволяет получить оптимальные условия. Значительно повышаются цены на помещения в последние две недели декабря, на 50–100%. Для фиксации выгодных условий договор аренды необходимо заключать за 4–6 месяцев, подсказывает Котова.
Перенесите Новый год
Однако затраты можно снизить еще существеннее. "В корпоративных мероприятиях за последние несколько лет появилась тенденция сдвига новогоднего корпоратива на январь, что дает снижение затрат почти в 2 раза. Если в декабре мероприятие стоило 2,5 миллиона рублей, то в январе такое же можно провести за 1,25-1,3 миллиона", – подсчитала партнер по управлению недвижимости компании RRG Алдынай Юмбуу. А еще многофункциональные площадки с собственным светом, звуком и техническим персоналом дают экономию на этих статьях, продолжает она. Например, сцена со звуковым оборудованием стоит 50-150 тысяч рублей, если организация осуществляется через агентство, то это еще плюс 30% затрат.
"В одной компании решили перенести новогодний корпоратив на февраль. По затратам получилось, что вывезти 100 сотрудников чартером за рубеж на три дня по стоимости выходит так же, как устроить для этих же людей вечерний банкет в Москве. Знаю, что компания года три так делала. Сотрудники были очень довольны, причем эти дни оплачивались как рабочие", – вспоминает учредитель креативного агентства Ольга Караулова.
Фуршет против банкета
Кроме того можно заменить банкеты на фуршеты, продолжает Караулова. Это позволяет снизить затраты на кейтеринг на 25%. Если расходы на человека от 6 тысяч за стол, то за фуршет стоимость начинается от 4,5 тысячи.
"Впрочем, это зависит от формата компании. Для международных компаний формат фуршета вполне приемлем и даже желателен, в то время как для российских компаний или крупных компаний в странах СНГ более привычным является формат ужина за столом со сменой блюд", – поясняет Юмбуу.
Кейтеринг и оборудование: опт и все свои
В процессе организации мероприятия можно получить "скидку за опт", рассказывает директор по развитию PR project Максим Беркович. Чтобы снизить такие затраты как "агентская комиссия", можно взять в одном агентстве и кейтеринг, и оборудование – в общей массе это получится дешевле, чем если бы их брали отдельно, говорит он.
Через партнеров тоже можно неплохо сэкономить: есть дружественные площадки, в которые агентство, к примеру, ведет постоянный поток клиентов, и через "своих" можно получить совершенно нерыночную стоимость, когда это на самом деле необходимо.
При хороших связях агентства вы получите дружественную стоимость проката оборудования, рассуждает Беркович. Но в высокий сезон эта скидка будет намного меньше, чем в низкий: потому что сейчас, в ноябре – начале декабря, не остается в прокат даже уличных шатров, не говоря уже о хороших площадках.
Даже когда вы будете готовы оплатить полную стоимость за аренду дополнительного оборудования, может оказаться, что склад пустой, предупреждает он.
Другой способ – с самостоятельным поиском каждого исполнителя – тоже может сработать на экономию. То есть компания сама ищет варианты, запрашивает смету как минимум у четырех агентств. Но тут всегда нужно помнить, что агентство в любой момент может "соскочить", если у них появится более выгодный контракт. Стоит также проверять данные агентства напрямую, например, созваниваться с самой площадкой, рекомендует старший менеджер по обучению и развитию персонала компании CBRE Георгий Силаев.
Но предусмотрительность, увы, может и не сработать, так как участники рынка готовы к такой проверке от клиента.
Точки сбора
Площадки, на которых проводятся корпоративы, весьма многообразны, но своеобразный топ форматов все-таки есть.
По корпоративам существует такая градация: мероприятия для тех, у кого офис в одном городе (например, в Москве), и праздник для тех, ком предстоит везти дилеров партнеров, сотрудников из регионов, объясняет Караулова. Если нужно делать вечеринку только для тех, кто близко, выбор не сложен: подходят рестораны, клубы или залы в центре города. Площадка и программа зависят от бюджета: от скромного "просто поесть" за 3-5 тысяч рублей на человека, до приглашения народных артистов или зарубежных звезд. За городом возможности шире – тут можно устроить фейерверк, пригласить цыган, медведей, словом, организовать любой досуг, говорит она.
Загородные пансионаты с размещением гостей и программой на месте выбирают компании, которые везут людей из регионов. В бюджете от 15-20 тысяч рублей на человека можно организовать пару дней и ночь праздника. Есть компании, которые выкупают пансионаты уже с осени – чтобы выбрать удобные даты (например, в этом году 27-28 декабря в некоторых подмосковных пансионатах были забронированы еще с лета), вспоминает Караулова.
Вообще для корпоративов существует несколько классических площадок, рассуждает Антошкина. Рестораны – классика жанра, тут и меню, и фуршет, и музыка есть, но не всегда хорошо по цене. Есть просто лофты, в которые нужно приходить со своим кейтерингом, а оплата скорее всего будет почасовой, но в итоге может получиться дешевле. Как вариант – концертный зал плюс ресторан: этот вариант подойдет для больших компаний, которые сначала отчитываются за год, а потом едят и развлекаются. Ну и, конечно, к услугам гуляющих – ночные клубы и отели, но там дорого не всем подходит, замечает собеседница агентства.
"От ресторанного веселья продвинутые компании давно отошли, но у большинства оно все еще популярно, потому что очень удобно", – добавляет Беркович. А вот лофты сейчас действительно в моде. Они практически полная противоположность ресторану, поскольку там может вообще не быть даже нормального ремонта, поэтому перед праздником в лофт нужно пригласить туда декораторов, нанять свой кейтеринг, наладить звук. Но при этом формат является самым востребованным, поясняет эксперт. С лофтами проблема в том, что их раз в 100 меньше, чем ресторанов, и поэтому найти хорошую площадку на свои даты сложно.
